Regulamin organizacyjny Teatru Dramatycznego

 

Załącznik do Zarządzenia  Dyrektora  Teatru Dramatycznego

Aleksandra Węgierki w Białymstoku Nr 46 z dnia 18.12.2020 r.

 

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

 

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

 §1

 

Teatr Dramatyczny im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku, zwany dalej Teatrem, działa w szczególności na podstawie:

  1. Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194).
  2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U z 2019 r. poz. 869 ze zm.).
  3. Statutu nadanego Uchwałą XXVIII/256/16 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 26 września 2016 r. w sprawie statutu Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku.

 

§2

 1. Niniejszy regulamin określa:

  1. zasady zarządzania,
  2. organizację wewnętrzną,
  3. zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych, w tym działów i samodzielnych stanowisk pracy.

 

2. Obowiązki Teatru, jako zakładu pracy oraz obowiązki pracowników i inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa Regulamin Pracy.

3. Zasady nagradzania i premiowania pracowników określają: Zakładowy Regulamin Wynagradzania Pracowników Teatru.

4. Obieg dokumentów księgowych określa Instrukcja kancelaryjna Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku.

5. Obieg dokumentów księgowych określa Instrukcja obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej Teatru.

6. Zasady prowadzenia rachunkowości w Teatrze określa Polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Teatru.

7. Zasady prowadzenia inwentaryzacji w Teatrze określa Instrukcja inwentaryzacyjna.

8. Zasady prowadzenia sprzedaży biletów określa Instrukcja w sprawie zasad prowadzenia gospodarki biletami wstępu do Teatru.

9. Zasady gospodarki kasowej Teatru określa Instrukcja kasowa.

10. Zasady rozliczania ilościowo-wartościowego pobranych i zużytych przez poszczególne pracownie materiałów do produkcji środków inscenizacji określa Instrukcja warsztatowa.

11. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

12. Kontrolę zarządczą regulują zarządzenia wewnętrzne Dyrektora w sprawie:

  1. zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej,
  2. zasad zaciągania zobowiązań oraz dokonywania kontroli wstępnej,
  3. kontroli należności i zobowiązań,
  4. wdrożenia procedur organizacji wewnętrznej,
  5. wprowadzenia Kodeksu Etyki Pracowników Teatru,
  6. wprowadzenia Wewnętrznej polityki antymobbingowej,
  7. identyfikacji ryzyka.

 

ROZDZIAŁ II

Zasady zarządzania

 §3

1. Dyrektor zarządza Teatrem, reprezentuje go na zewnątrz i odpowiada za całokształt jego działalności.

2. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy Zastępcy Dyrektora oraz Głównego Księgowego.

3. Organem doradczym Dyrektora jest Rada Artystyczna.

4. W przypadku nieobecności Dyrektora, uprawnienia i obowiązki przejmuje Zastępca Dyrektora.

5. Dyrektor organizuje działalność Teatru w sposób zapewniający realizację zadań statutowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Dyrektor jest przełożonym pracowników Teatru.

7. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań Teatru, Dyrektor wydaje zarządzenia wewnętrzne.

8. Szczegółowy zakres zadań Dyrektora określa umowa z Organizatorem.

9. Dyrektor nadzoruje pracę Zastępcy Dyrektora oraz Głównego Księgowego oraz nadzoruje i kieruje bezpośrednio pracą kierowników oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach:

  1. Działu Finansowo-Księgowego,
  2. Zespołu Artystycznego,
  3. Kierownika Literackiego,
  4. Stanowiska ds. Kadr,
  5. Sekretariatu,
  6. Działu Komunikacji i Marketingu.

 

§4

 

1. Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:

  1. współpraca z Dyrektorem w zakresie kierowania Teatrem;
  2. gospodarka środkami rzeczowymi i majątkowymi, analiza kosztów i przychodów;
  3. koordynowanie, kontrolowanie i organizowanie zadań i prac związanych
    z administrowaniem Teatru, z działaniami związanymi z właściwą gospodarką i zabezpieczeniem mienia;
  4. nadzorowanie i kontrola efektywności pracy podległych komórek organizacyjnych;
  5. nadzorowanie współpracy z reżyserami, scenografami i kostiumografami w zakresie wykonywania elementów scenograficznych i kostiumowych;
  6. nadzorowanie wniosków dotyczących funduszy strukturalnych, pomocowych, programów operacyjnych i innych służących pozyskiwaniu środków na rozwój
    i modernizację Teatru;
  7. nadzorowanie całości zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych - nadzór nad przestrzeganiem zapisów w zakresie zamówień publicznych;
  8. reprezentowanie i kierowanie Teatrem w czasie nieobecności Dyrektora;
  9. utrzymywanie kontaktu z mediami we współpracy z Dyrektorem, w celu kształtowania pozytywnego wizerunku Teatru;
  10. wykonywanie innych zadań wynikających z upoważnień i poleceń Dyrektora.


2. Zastępca Dyrektora nadzoruje i kieruje bezpośrednio pracą kierowników oraz
pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach:

  1. Działu Administracyjno-Gospodarczego
  2. Stanowiska ds. Zamówień Publicznych
  3. Działu Technicznego


3. Zastępca Dyrektora uprawniony jest do wydawania podległym mu pracownikom poleceń i instrukcji dotyczących wykonywania przypisanych mu zadań.

 

§5

1. Główny Księgowy bezpośrednio kieruje i nadzoruje realizacją zadań Działu Finansowo-Księgowego przy pomocy Zastępcy Głównego Księgowego oraz ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem działania Działu Finansowo-Księgowego.

2. Zadania i obowiązki Głównego Księgowego określają aktualnie obowiązujące przepisy prawa, jak również zasady racjonalnej gospodarki ekonomiczno-finansowej.

3. W szczególności do zadań i obowiązków Głównego Księgowego należy:

  1. prowadzenie gospodarki finansowej Teatru zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o finansach publicznych w sposób umożliwiający prawidłowe zarządzanie Teatrem;
  2. nadzór i sprawowanie bieżącej kontroli nad wykonywaniem zadań przez pracowników Działu Finansowo-Księgowego, w tym poprzez udzielanie wytycznych i instruowanie;
  3. nadzorowanie prowadzenia kasy głównej oraz we współpracy z Kierownikiem Działu Komunikacji i Marketingu nadzorowanie kasy biletowej;
  4. nadzorowanie przestrzegania wytycznych dotyczących ochrony środków pieniężnych;
  5. prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi, stosownie się do poleceń
    i ustaleń Dyrektora;
  6. dokonywanie wewnętrznych kontroli operacji finansowych;
  7. sprawowanie nadzoru nad realizacją budżetu Teatru;
  8. sporządzanie doraźnych, miesięcznych, kwartalnych bądź rocznych i innych zbiorowych analiz, sprawozdań i informacji ekonomicznych z działalności Teatru, w tym o realizacji planu dochodów i wydatków Teatru;
  9. opracowywanie projektów planu kont i wnioskowanie o zmiany w tym zakresie;
  10. opracowywanie projektów planów finansowych i innych, związanych
    z działalnością finansową Teatru;
  11. prawo żądania od kierowników wszystkich komórek organizacyjnych wyjaśnień
    i informacji oraz okazania dokumentów na ich potwierdzenie, w związku
    z dokonanymi operacjami gospodarczymi i dotyczącymi ich dowodami księgowymi, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości – żądanie usunięcia ich
    w wyznaczonym terminie;
  12. informowanie Dyrektora o stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarce finansowej Teatru.

 

ROZDZIAŁ III

Organizacja wewnętrzna

 

§6

1. W Teatrze wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy:

  1. Dział Finansowo-Księgowy,
  2. Zespół Artystyczny,
  3. Kierownik Literacki – samodzielne stanowisko,
  4. Stanowisko ds. kadr – samodzielne stanowisko,
  5. Sekretariat,
  6. Dział Komunikacji i Marketingu,
  7. Dział Administracyjno-Gospodarczy,
  8. Stanowisko ds. zamówień publicznych – samodzielne stanowisko,
  9. Dział Techniczny.


2. Schemat organizacyjny Teatru stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

3. Wykaz stanowisk określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

 

§7

1. Naczelną zasadą funkcjonowania komórek organizacyjnych jest zasada jednoosobowego kierownictwa.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych podejmują decyzje jednoosobowo w zakresie przydzielonych zadań i ponoszą odpowiedzialność za wszystkie sprawy kierowanej komórki.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych koordynują działania merytoryczne, odpowiadają za organizację i za realizację zadań komórki, a w szczególności:

  1. nadzorują wykonywanie powierzonych komórce zadań, a także przeprowadzają kontrolę wewnętrzną w podporządkowanych komórkach w zakresie przestrzegania przez pracowników regulaminów, zarządzeń oraz przepisów bhp i ppoż.;
  2. ustalają i sporządzają plany pracy oraz przydzielają pracę podległym sobie pracownikom oraz prowadzą ewidencję czasu pracy w godzinach nadliczbowych
    i dni wolnych od pracy podległych pracowników;
  3. przedkładają Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora informacje o realizacji zadań i funkcjonowaniu komórki;
  4. wnioskują w sprawach zatrudnienia, wynagradzania, nagród i kar podległych pracowników;
  5. doskonalą swoje kwalifikacje zawodowe;
  6. sprawują kontrolę nad prawidłową i racjonalną gospodarką środkami przydzielonymi do realizacji wyznaczonych działań;
  7. opracowują projekty zakresów czynności służbowych;
  8. udzielają podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań;
  9. współpracują z kierownikami innych komórek organizacyjnych w zakresie ich kompetencji;
  10. wprowadzają i przestrzegają obowiązujące akty normatywne i przepisy wykonawcze;
  11. prowadzą w sposób prawidłowy niezbędną dokumentację;
  12. są odpowiedzialni za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w podległej komórce organizacyjnej, za przestrzeganie przepisów bhp, ppoż. i ochrony mienia, za przestrzeganie przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz za wydawanie decyzji zgodnie z przepisami prawa.

 

§8

 

Do zadań pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach należy w szczególności:

  1. pełna znajomość całokształtu spraw powierzonych do prowadzenia,
  2. doskonalenie swoich kwalifikacji zawodowych,
  3. dbanie o mienie Teatru powierzone im do realizacji wyznaczonych działań,
  4. przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie prowadzonych zagadnień, regulaminów, zarządzeń oraz przepisów w zakresie bhp i ppoż.,
  5. współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie ich kompetencji.

 

ROZDZIAŁ VI

Zakresy działania komórek organizacyjnych

 §9

1. Za działalność komórki organizacyjnej odpowiada jednoosobowo kierownik Działu, jak też zastępca kierownika danej komórki organizacyjnej w przypadku, gdy jest powołany.

2. Wszystkich pracowników komórki organizacyjnej obowiązuje zasada przestrzegania drogi służbowej: sprawy wymagające ustalenia trybu postępowania lub uzgodnienia z członkiem dyrekcji winny być załatwiane przez kierownika komórki.

3. W komórce organizacyjnej może być utworzone w razie potrzeby stanowisko zastępcy kierownika. W czasie jego nieobecności obowiązki przejmuje wyznaczony przez przełożonego inny pracownik.

4. W czasie okresowej nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, jego obowiązki przechodzą na zastępcę kierownika, a w przypadku jego braku na wyznaczonego pracownika, który ponosi pełną odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie komórki.

 

§10

 

1. Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, przy pomocy Zastępcy Głównego Księgowego.

2. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:

  1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  2. terminowe rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,
  3. sporządzanie sprawozdań finansowych,
  4. opracowanie rocznych planów finansowych,
  5. sporządzanie sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-finansowego Teatru,
  6. przygotowanie i opracowywanie analiz i informacji ekonomiczno-finansowych
    (o działalności finansowo-gospodarczej Teatru), w tym stosownie do ustaleń i poleceń Dyrektora,
  7. windykacja należności, terminowe regulowanie zobowiązań wobec ZUS, Urzędów Skarbowych i innych,
  8. współpraca z bankiem prowadzącym rachunki bankowe Teatru,
  9. prowadzenie kasy głównej Teatru,
  10. sporządzanie list płac i dokonywanie czynności związanych z naliczaniem
    i rozliczaniem płac oraz dokonywanie wypłat pracownikom bądź innym podmiotom,
    z którymi Teatr zawarł umowy cywilno-prawne, wraz z obowiązującymi potrąceniami,
  11. sporządzanie informacji związanych z systemem ubezpieczeń społecznych oraz informacji do Urzędów Skarbowych o dochodach i zaliczkach,
  12. rozliczanie środków finansowych przekazanych na rzecz Teatru w formie dotacji,
  13. sporządzanie sprawozdań i analiz finansowych z realizacji zadań zawartych
    w programach realizowanych przez Teatr,
  14. przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów finansowo-księgowych, do czasu przekazania do archiwum zakładowego,
  15. prowadzenie ewidencji i przechowywanie materiałów z kontroli zewnętrznych, przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz przepisów bhp i ppoż.

 

§11

1. Zespół Artystyczny podlega bezpośrednio Dyrektorowi.

2. Do zadań Zespołu Artystycznego należy w szczególności:

  1. wykonywanie powierzonych przez Dyrektora zadań artystycznych związanych
    z występami scenicznymi aktorów i inspicjenta,
  2. uczestniczenie w próbach i przedstawieniach w siedzibie Teatru i poza nią.


3.Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku Aktora lub Adepta należy w szczególności:

  1. branie czynnego udziału we wszystkich przedsięwzięciach artystycznych, promocyjnych i upowszechnieniowych podejmowanych przez Teatr;
  2. przygotowanie powierzonych ról według wymogów reżysera i w ustalonym przez niego terminie;
  3. dostosowanie się – w czasie prób – do metod pracy realizatorów spektaklu
    i wypełnianie ich poleceń w zakresie organizacji pracy i sposobu wykonywania roli;
  4. branie czynnego udziału w kształtowaniu pozytywnego wizerunku Teatru poprzez udział w działaniach promocyjno-reklamowych;
  5. uczestnictwo, w ramach uzyskiwanego wynagrodzenia, w sesjach zdjęciowych,
    w nagraniach radiowych i telewizyjnych oraz innych działaniach niezbędnych do prawidłowego działania Teatru;
  6. rozwijanie i doskonalenie własnego warsztatu artystycznego.

4. Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku Inspicjenta należy
w szczególności:

  1. koordynowanie pracy wszystkich osób biorących udział w próbach
    i przedstawieniach,
  2. sporządzanie raportów z prób i przedstawień,
  3. opracowanie scenariusza ruchu scenicznego na podstawie dokładnego zapoznania się z partyturą reżyserską przedstawienia, sporządzenie z niej dokładnego scenopisu inspicjenckiego zawierającego umowne znaki, sygnalizujące wejście poszczególnych Artystów lub Zespołów na scenę.

§12

 

Do zadań Kierownika Literackiego w szczególności należy:

  1. pomoc merytoryczna w zakresie ustalenia lub konsultacji z Dyrektorem repertuaru Teatru, i innych działań artystycznych, w tym wydarzeń promocyjnych i edukacyjnych Teatru;
  2. przygotowywanie materiałów (informacji, interpretacji) do ewentualnego wykorzystania, w tworzeniu wydawnictw Teatru lub podczas prób i przedstawień;
  3. redagowanie treści wydawnictw teatralnych oraz sprawowanie nadzoru nad merytoryczną zawartością przygotowywanych wydawnictw teatralnych;
  4. inicjowanie współpracy zagranicznej Teatru;
  5. współpraca z Działem Komunikacji i Marketingu, w w/w zakresie.

 §13

1. Stanowisko ds. Kadr podlega bezpośrednio Dyrektorowi.

2. Do zadań pracownika zatrudnionego na Stanowisku ds. Kadr należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw kadrowych Teatru zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  2. prowadzenie ewidencji czasu pracy,
  3. organizowanie form doskonalenia zawodowego pracowników,
  4. prowadzenie spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami Teatru,
  5. prowadzenie dokumentacji personalnej pracowników Teatru, w tym akt osobowych, ewidencji pracowników, urlopów oraz wystawianie dokumentów związanych
    z pozostawaniem w stosunku pracy,
  6. opracowywanie projektów zakresów czynności dla kierowników działów
    i samodzielnych stanowisk,
  7. kontrola oraz analiza dyscypliny pracy w Teatrze,
  8. bilansowanie i planowanie potrzeb kadrowych,
  9. sporządzanie analiz zatrudnienia,
  10. prowadzenie spraw dotyczących wynagrodzeń, przeszeregowań, dodatków za wysługę lat, nagród jubileuszowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,
  11. załatwianie spraw związanych z nakładaniem kar porządkowych,
  12. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem orderów, odznaczeń państwowych, wyróżnień i odznak honorowych,
  13. przygotowywanie wniosków o nagrody i wyróżnienia dla pracowników Teatru,
  14. załatwianie spraw związanych z przejściem na emeryturę lub rentę pracowników Teatru,
  15. przygotowywanie projektów umów cywilno-prawnych oraz uzgadnianie stawek dla osób, z którymi Teatr zamierza zawrzeć wymienione umowy,
  16. załatwianie spraw dotyczących praktyk i staży,
  17. organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Teatru,
  18. prowadzenie spraw wojskowych oraz postępowania reklamacyjnego dla pracowników Teatru,
  19. prowadzenie ewidencji i rejestrów związanych z wykonywanymi obowiązkami,
  20. prowadzenie zagadnień z zakresu doskonalenia kwalifikacji zawodowych pracowników,
  21. współpraca z kierownikami działów w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów,
  22. prowadzenie zagadnień z zakresu opieki socjalno-bytowej pracowników, emerytów oraz rencistów Teatru,
  23. prowadzenie spraw dotyczących organizacji Teatru,
  24. prowadzenie zbioru aktów normatywnych Teatru oraz przepisów prawa, niezbędnych do prawidłowego działania Teatru,
  25. prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
  26. prowadzenie spraw z zakresu ewidencji czasu pracy kadry zarządzającej Teatru, kierowników działów i samodzielnych stanowisk pracy oraz zestawień zbiorczych Teatru,
  27. kierowanie pracowników na wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie,
  28. współpraca z Działem Finansowo-Księgowym w zakresie niezbędnym do prawidłowego sporządzania dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych pracowników Teatru oraz innych osób, z którymi Teatr zawarł umowy cywilno-prawne,
  29. sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości oraz innych, niezbędnych analiz
    i informacji,
  30. współpraca ze specjalistą ds. bhp, w szczególności w zakresie szkoleń i instruktarzy oraz oceny ryzyka zawodowego,
  31. przygotowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych pracowników Teatru i innych osób, które Teatr upoważni do przetwarzania danych osobowych
    w jego imieniu, prowadzenie ewidencji upoważnień.

 §14

1. Sekretariat podlega bezpośrednio Dyrektorowi.

2. Do zadań pracowników zatrudnionych w Sekretariacie należy:

  1. koordynacja całokształtu zagadnień związanych z obsługą prób i przedstawień teatralnych w porozumieniu z Dyrektorem, Zastępcą Dyrektora, Kierownikiem Działu Technicznego oraz Kierownikiem Działu Komunikacji i Marketingu;
  2. planowanie prawidłowego przebiegu pracy artystycznej Teatru (tworzenie planów pracy aktorów, konstruowanie planów prób, nanoszenie koniecznych korekt
    w tygodniowym i miesięcznym planie prób i zawiadamianie zespołu aktorskiego, inspicjentów i kierownika technicznego o wszelkich zaistniałych zmianach);
  3. koordynacja udziału aktorów w próbach do spektakli oraz w przedstawieniach;
  4. przyjmowanie i kontrola raportów z odbytych prób, przedstawień, imprez;
  5. przygotowywanie planów pracy Zespołu Artystycznego;
  6. koordynacja spraw i zagadnień związanych z pracą realizatorów i wykonawców przedstawień własnych i gościnnych;
  7. współpraca z twórcami, stowarzyszeniami oraz agencjami autorskimi w zakresie umów dotyczących wystawiania sztuk;
  8. wywieszanie obsady sztuk;
  9. prowadzenie rejestru premier spektakli;
  10. gromadzenie materiałów archiwalnych dotyczących spektakli do archiwum zakładowego;
  11. gromadzenie dokumentacji związanej ze współpracą międzynarodową Teatru oraz realizowanymi przez Teatr projektami;
  12. przygotowywanie i wysyłka materiałów dotyczących spektakli do Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego;
  13. ścisła współpraca z Działem Komunikacji i Marketingu, w zakresie umożliwiającym stworzenie optymalnych warunków do osiągania przez Teatr założonych celów programowych, organizacyjnych i finansowych;
  14. organizowanie współpracy z teatrami i festiwalami teatralnymi;
  15. obsługa sekretariatu Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
  16. obsługa kancelaryjna Teatru oraz obsługa biurowa;
  17. obsługa kancelaryjna Dyrektora (korespondencja, delegacje, wnioski urlopowe, redagowanie pism, archiwizacja bieżących dokumentów, prowadzenie terminarza spotkań przełożonego);
  18. koordynacja działań związanych z działalnością Rady Artystycznej;
  19. protokołowanie narad Dyrektora oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
  20. obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
  21. koordynacja całości spraw związanych z właściwym obiegiem dokumentów
    w Teatrze
  22. koordynacja procesów przetwarzania danych osobowych w Teatrze i współpraca
    z IOD;
  23. współpraca z wszystkimi komórkami organizacyjnymi Teatru na rzecz właściwej organizacji pracy.


§15

1. Działem Komunikacji i Marketingu kieruje Kierownik przy pomocy Zastępcy Kierownika.

2. Do zadań Działu należy w szczególności:

  1. promocja i marketing wszystkich wydarzeń teatralnych oraz okołoteatralnych;
  2. opracowywanie form i koncepcji reklamy przedsięwzięć artystycznych podejmowanych przez Teatr;
  3. realizacja działań z zakresu Public Relations - budowanie pozytywnego wizerunku Teatru;
  4. stała współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie reklamy przedstawień oraz innych projektów artystycznych,
  5. przygotowywanie informacji prasowych na temat bieżącej działalności Teatru, organizacja konferencji prasowych, monitoring mediów;
  6. koordynacja przygotowywania wydawnictw teatralnych: repertuarów, ulotek, plakatów oraz innych materiałów promocyjnych;
  7. dystrybucja materiałów reklamowych Teatru;
  8. obsługa strony internetowej Teatru oraz profili Teatru w mediach społecznościowych;
  9. tworzenie strategii marketingowych obecności Teatru w mediach społecznościowych oraz analiza efektów tych działań;
  10. tworzenie strategii oraz opracowanie kreacji i treści działań e-marketingowych Teatru; 
  11. pozyskiwanie środków, opracowywanie, realizacja, rozliczanie oraz koordynacja projektów edukacyjnych i artystycznych Teatru;
  12. stały monitoring programów i projektów adresowanych do instytucji kultury w zakresie organizacji i pozyskiwania funduszy;
  13. współpraca ze szkołami, instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie działań teatralnych i okołoteatralnych;
  14. organizacja imprez towarzyszących spektaklom oraz innym wydarzeniom;
  15. koordynacja i nadzór nad imprezami obcymi w siedzibie Teatru;
  16. współpraca przy opracowywaniu rocznych planów usługowych oraz ich pełna realizacja w zakresie sprzedaży przedstawień repertuarowych, programów edukacyjnych i innych działań artystycznych;
  17. tworzenie i rozwój systemów sprzedaży w bazie oraz w terenie, które zapewnią Teatrowi realizację założonych w tej dziedzinie planów;
  18. zapewnienie frekwencji na widowni oraz wpływów do kasy Teatru;
  19. analiza bieżąca wykonania planu usługowego;
  20. sprzedaż biletów – prowadzenie różnych form sprzedaży biletów, w tym sprzedaży bezpośredniej;
  21. opracowanie koncepcji nowych form i skutecznych metod współpracy Teatru z widzem;
  22. podejmowanie działań na rzecz rozeznania warunków środowiskowo-terytorialnych i możliwości realizacji przedstawień na terenie Polski i zagranicą;
  23. znajomość specyficznych warunków tworzonych przez Teatr, w tym:
    1. zdobywanie wiedzy na temat granych i będących w przygotowaniu przedstawień Teatru,
    2. uczestnictwo w próbach i przedstawieniach,
    3. pełnienie dyżurów podczas innych imprez organizowanych przez Teatr,
    4. sprzedaż usług kulturalnych należących do statutowej działalności Teatru, zarówno w siedzibie Teatru, jak i poza jego siedzibą;
  24. organizacja widowni wraz z jej obsługą (szatniarze, bileterzy, strażak) na scenach Teatru oraz poza siedzibą Teatru, zgodnie z miesięcznymi planami repertuarowymi;
  25. opracowywanie projektów miesięcznych planów repertuarowych, w porozumieniu z Dyrektorem, Zastępcą Dyrektora, Sekretariatem oraz Kierownikiem Działu Technicznego;
  26. prowadzenie ewidencji liczby widzów na przedstawieniach oraz wpływów finansowych z poszczególnych przedstawień;
  27. sporządzanie bieżących analiz oraz sprawozdawczości.

 

§16

1. Działem Administracyjno-Gospodarczym kieruje Kierownik.

2. Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy w szczególności:

  1. utrzymanie w pełnej sprawności technicznej budynków teatralnych;
  2. dokonywanie przeglądów budynków i pomieszczeń, przeglądów elektrycznych, przeglądów instalacji wodociągowej, ppoż. instalacji zraszaczowej, pompowni, konserwacja systemu sygnalizacji, przeglądu oświetlenia awaryjnego, klimatyzacji, wentylacji;
  3. nadzór nad właściwym funkcjonowaniem urządzeń centralnego ogrzewania i wodno-kanalizacyjnych;
  4. opracowywanie planów oraz nadzór nad przeprowadzeniem remontów bieżących i kapitalnych pomieszczeń w budynkach Teatru;
  5. zabezpieczenie czystości w pomieszczeniach teatralnych oraz na posesjach przyległych do budynków przy ul. Elektrycznej 12 i ul. Branickiego 15;
  6. sporządzanie projektów planów rzeczowo-finansowych utrzymania obiektów i przedkładanie ich do zatwierdzenia;
  7. zabezpieczenie przeciwpożarowe obiektów Teatru;
  8. sporządzanie projektów umów na wynajem pomieszczeń administracyjnych, powierzchni terenu na wybraną działalność gospodarczą, lokali mieszkalnych będących w dyspozycji Teatru;
  9. dokonywanie fakturowania za wynajem, zużyte media, wynajem domków campingowych, wypożyczone kostiumy, reklamę i inne związane z prowadzoną działalnością Teatru;
  10. prowadzenie rejestru zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Teatru;
  11. prowadzenie archiwum zakładowego;
  12. wykonywanie prac konserwacyjnych i naprawczych w obiektach Teatru;
  13. utrzymywanie porządku i czystości oraz estetycznego wyglądu pomieszczeń dla publiczności, pomieszczeń biurowych, gospodarczych, magazynowych, pomieszczeń dla aktorów i innych niewymienionych wyżej oraz placów i gruntów będących własnością Teatru;
  14. utrzymywanie budynków i urządzeń stosownie do obowiązujących przepisów bhp i ppoż. oraz stały nadzór w tym zakresie;
  15. prowadzenie dokumentacji techniczno-budowlanej budynków i urządzeń;
  16. nabywanie i zbywanie oraz likwidacja środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, małocennych i innych;
  17. prowadzenie zagadnień z zakresu całokształtu gospodarki komunalnej, gospodarki energetycznej, wodno-ściekowej i ochrony środowiska;
  18. prowadzenie spraw z zakresu dozoru technicznego (winda osobowo-towarowa, winda dla osób niepełnosprawnych), sprzętu komputerowego i środków łączności;
  19. obsługa i konserwacja sieci komputerowej oraz centrali telefonicznej, sieci komórkowej oraz dokonywanie rozliczeń związanych z wykorzystywaniem telefonów Teatru do celów służbowych i prywatnych;
  20. sporządzanie projektów umów dotyczących zadań działu, z instytucjami, zakładami pracy i innymi podmiotami gospodarczymi oraz prowadzenie w tym zakresie właściwej ewidencji i rejestrów;
  21. w ramach prowadzenia spraw gospodarczych, nadzór nad pracą personelu sprzątającego, konserwatora;
  22. obsługa administracyjno-gospodarcza prób, przedstawień, pozostałych imprez własnych i obcych;
  23. prowadzenie ochrony zabezpieczenia mienia i ochrony ppoż. Teatru;
  24. prowadzenie rejestrów oraz gospodarki: pieczęciami, pieczątkami, drukami ścisłego zarachowania, książek i wydawnictw zakupionych oraz przekazanych do użytku służbowego komórkom organizacyjnym Teatru;
  25. zapewnienie obsługi informatycznej Teatru, w szczególności:

    a) opieka nad sprzętem komputerowym, siecią komputerową oraz oprogramowaniem komputerowym Teatru,
    b) prowadzenie ewidencji oprogramowania poszczególnych komputerów w Teatrze;

  26. wykonywanie innych prac związanych ze sprawami gospodarczymi, niezbędnych dla prawidłowego działania instytucji,
  27. sporządzanie sprawozdawczości z zakresu działania Działu oraz innych niezbędnych analiz (energia elektryczna, cieplna, oleje napędowe) i informacji;
  28. prowadzenie bazy danych odpadowych, utylizacja urządzeń, sprzętu elektronicznego i innych;
  29. dokonywanie rocznych sprawozdań BDO;
  30. coroczne dokonywanie ubezpieczenia całego majątku teatralnego (budynki, budowle, sprzęt elektryczny, elektroniczny, akustyczny, dźwiękowy, środki transportu, ubezpieczenie z tytułu posiadanego mienia i prowadzonej działalności;
  31. dokonywanie zamówień środków związanych z higieną i bezpieczeństwem pracy, ubrań roboczych pracownikom teatru, środków biurowych oraz wszelkich zamówień materiałów niezbędnych do prac konserwatorskich;
  32. sporządzanie umowy z medycyną pracy i pracownikiem do spraw ppoż. i BHP;
  33. współpraca ze wspólnotą mieszkaniową w zakresie prawidłowego funkcjonowania teatralnych lokali mieszkalnych znajdujących się przy ul. Waszyngtona 9 i 11;
  34. ewidencja środków trwałych;
  35. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem Ośrodka Wypoczynkowego w Posejnelach koło Gib w ramach ZFŚS (sporządzenie umów i zakresu obowiązków osoby dozorującej ośrodek w okresie od września do czerwca, sporządzenie zakresu obowiązków kierownikowi ośrodka, sporządzanie umów dotyczących: wynajmu kontenera sanitarnego, wynajmu pojemników; ustawienia pomostu na jeziorze Pomorze, odbioru nieczystości stałych z ośrodka; przygotowywanie ośrodka do sezonu letniego, bieżąca konserwacja i remont domków);
  36. magazynowanie, przyjmowanie i wydawanie materiałów, towarów, kostiumów i obuwia;
  37. prowadzenie spraw związanych z wypożyczaniem kostiumów.

 §17

 

Do zadań osoby zatrudnionej na Stanowisku ds. Zamówień Publicznych należy
w szczególności:

1. Prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych udzielanych przez Teatr, w tym:

  1. planowanie zamówień publicznych, opracowywanie projektu rocznego planu zamówień publicznych;
  2. prowadzenie czynności organizacyjno-technicznych związanych z udzielaniem zamówień publicznych;
  3. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
  4. obsługa komisji przetargowych.


2.Opracowanie, obowiązującego w Teatrze, Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych.

3. Koordynowanie, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Udzielania Zamówień Publicznych, działań, podejmowanych przez komórki organizacyjne Teatru, w ramach przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4. Opracowywanie projektów procedur i innych przepisów wewnętrznych niezbędnych do właściwego prowadzenia procesu udzielania zamówień publicznych;

5. Prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego i przekazanie oryginałów tych umów do Działu Finansowo-Księgowego;

6. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Teatru;

7. Prowadzenie internetowego serwisu zamówień publicznych Teatru.

 

 §18

 

1. Działem Technicznym kieruje Kierownik Techniczny.

2. Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności:

  1. opracowywanie, na podstawie planów repertuarowych, planów zajęć Działu Technicznego (próby, przedstawienia, imprezy, inne zajęcia), dwutygodniowych harmonogramów pracy pracowników działu w porozumieniu z Sekretariatem oraz kierownikiem Działu Komunikacji i Marketingu;
  2. koordynacja i realizacja harmonogramów pracy i w razie potrzeby dokonywanie stosownych korekt i poprawek;
  3. opracowywanie kalkulacji kosztów wykonania elementów scenografii, kostiumów, rekwizytów itp., prac związanych z przedstawieniami oraz ścisłe przestrzeganie dyscypliny finansowej w tym zakresie;
  4. kierowanie i organizowanie produkcji teatralnej i obsługi sceny;
  5. organizowanie konserwacji i remontów bieżących maszyn i urządzeń;
  6. podział zadań na poszczególne pracownie i stanowiska pracy;
  7. współpraca przy opracowywaniu planów inwestycyjnych, średnich i kapitalnych remontów, planów zaopatrzeniowych oraz planu nakładów na bhp i ppoż.;
  8. koordynacja pracy przy opracowywaniu specyfikacji zakupów sprzętu technicznego, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 2004 r., Prawo zamówień publicznych. (Dz.U.
    z 2019 r., poz.1843 ze zm.) ;
  9. prowadzenie racjonalnej gospodarki powierzonym mieniem, surowcami i materiałami, między innymi poprzez przestrzeganie obowiązujących norm zużycia surowców, materiałów, narzędzi i sprzętu;
  10. przekazywanie uporządkowanej dokumentacji aktowej oraz audiowizualnej działu do archiwum zakładowego Teatru;
  11. kompleksowa obsługa prób, przedstawień i imprez, w tym pełne zabezpieczenie obsady w zakresie pracy montażystów sceny, elektryków-oświetleniowców, akustyków, garderobianych/rekwizytorek oraz charakteryzatorek/fryzjerek/perukarek, w siedzibie Teatru oraz poza siedzibą Teatru;
  12. wykonywanie konstrukcji scenicznych, dekoracji, rekwizytów do przedstawień zgodnie z projektami scenograficznymi oraz wykonywanie innych prac stolarskich dla potrzeb wszystkich komórek organizacyjnych Teatru;
  13. wykonywanie kostiumów damskich i męskich zgodnie z projektami scenograficznymi oraz innych prac krawieckich związanych z funkcjonowaniem Teatru;
  14. wykonywanie obuwia oraz rekwizytów ze skóry, zgodnie z projektami scenograficznymi, wykonywanie napraw i konserwacji obuwia;
  15. wykonywanie peruk i zarostów do sztuk zgodnie z projektami scenografa;
  16. uzgadnianie z reżyserami i scenografami elektrycznej obsługi prób i przedstawień, utrzymanie w gotowości eksploatacyjnej instalacji i urządzeń oświetleniowych;
  17. przygotowanie do prób i przedstawień rekwizytów, kostiumów oraz montaż
    i demontaż dekoracji i konstrukcji scenicznych;
  18. dostarczenie na scenę rekwizytów zgodnie z wymogami reżysera i scenografa, utrzymanie rekwizytów w stałej gotowości do prób i przedstawień;
  19. dostarczenie kostiumów do garderób oraz pomoc przy ubieraniu aktorów w czasie prób i przedstawień;
  20. obsługa techniczna sceny w czasie prób i przedstawień;
  21. obsługa akustyczna prób i przedstawień, przygotowanie efektów akustycznych
    i muzycznych w uzgodnieniu z reżyserem i scenografem;
  22. obsługa elektryczno-oświetleniowa oraz multimedialna prób i przedstawień, przygotowanie efektów oświetleniowych i multimedialnych w uzgodnieniu
    z reżyserem i scenografem;
  23. obsługa przedstawień w zakresie charakteryzacji aktorów;
  24. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oświetlenia i urządzeń elektrycznych;
  25. konserwacja i naprawa urządzeń technicznych sceny;
  26. wykonywanie zadań związanych z utrzymaniem czystości (pranie, prasowanie) kostiumów, bielizny i garderoby aktorów, ubrań roboczych, pościeli oraz pozostałych materiałów będących w użytkowaniu Teatru;
  27. dokonywanie zakupów związanych ze statutową działalnością Teatru na zlecenie kierowników poszczególnych działów;
  28. dbanie o prawidłowość użytkowania samochodów służbowych, przestrzeganie terminów przeglądów, dokonywanie drobnych napraw;
  29. obsługa transportu związanego z działalnością statutową Teatru i prowadzenie dokumentacji związanej z rozliczaniem zużycia paliwa;
  30. zapewnienie właściwego transportu dekoracji i kostiumów do przedstawień poza siedzibą Teatru;
  31. wykonywanie innych zadań z zakresu technicznej obsługi imprez artystycznych, nie ujętych w niniejszym regulaminie;
  32. udział w pracach gospodarczych i innych związanych z działalnością Teatru
    w porozumieniu z kierownikami poszczególnych działów;
  33. sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości oraz informacji z zakresu spraw dotyczących Działu Technicznego.

 

ROZDZIAŁ V

Postanowienia końcowe

§19

 

Schemat organizacyjny Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku, stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

 

 §20

 

Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach określają zakresy czynności służbowych ustalone przez Dyrektora.

 

§21

 

Zmiany postanowień Regulaminu Organizacyjnego dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.

 

 §22

 

Z chwilą wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc dotychczasowy Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Teatru Nr 27/2019 z dnia 15 listopada 2019 r.

 

 

Załączniki do treści

Metryka strony

Udostępniający: Teatr Dramatyczny im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku

Wytwarzający/odpowiadający: Martyna Faustyna Zaniewska

Data wytworzenia: 2018-01-02

Wprowadzający: Magdalena Rogucka

Data wprowadzenia: 2004-05-19

Modyfikujący: Magdalena Rogucka

Data modyfikacji: 2021-03-15

Opublikował: Magdalena Rogucka

Data publikacji: 2004-05-19