Regulamin organizacyjny

 

Załącznik 1 do Zarządzenia Dyrektora

Teatru Dramatycznego

Aleksandra Węgierki w Białymstoku

Nr 54 z dnia 29 grudnia 2022 r. 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

 

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

 §1

Teatr Dramatyczny im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku, zwany dalej Teatrem, działa w szczególności na podstawie:

  1. Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194).
  2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U z 2022 r.
    1634).
  3. Statutu nadanego Uchwałą XXVIII/256/16 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 26 września 2016 r. w sprawie statutu Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku zmienionego Uchwałą XLIV/618/2022 z dnia 27 czerwca 2022 r.

§2

  1. Niniejszy regulamin określa:
  • zasady zarządzania,
  • organizację wewnętrzną,
  • zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych, w tym działów i samodzielnych stanowisk pracy.
  1. Obowiązki Teatru jako zakładu pracy oraz obowiązki pracowników i inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa Regulamin Pracy.
  2. Zasady nagradzania i premiowania pracowników określa Regulamin Wynagradzania Pracowników Teatru.
  3. Obieg dokumentów określa Instrukcja kancelaryjna Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku.
  4. Obieg dokumentów księgowych określa Instrukcja obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej Teatru.
  5. Zasady prowadzenia rachunkowości w Teatrze określa Polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Teatru.
  6. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

 

 

ROZDZIAŁ II

Zasady zarządzania

 §3

  1. Dyrektor zarządza Teatrem, reprezentuje go na zewnątrz i odpowiada za całokształt jego działalności.
  2. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy Zastępcy Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych, Zastępcy Dyrektora ds. technicznych.
  3. Organem doradczym Dyrektora jest Rada Artystyczna.
  4. W przypadku nieobecności Dyrektora, uprawnienia i obowiązki przejmuje Zastępca Dyrektora finansowo-administracyjnych lub Zastępca Dyrektora ds. technicznych.
  5. Dyrektor organizuje działalność Teatru w sposób zapewniający realizację zadań statutowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  6. Dyrektor jest przełożonym pracowników Teatru.
  7. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań Teatru, Dyrektor wydaje zarządzenia wewnętrzne.
  8. Szczegółowy zakres zadań Dyrektora określa umowa z Organizatorem.
  9. Dyrektor nadzoruje pracę Zastępcy Dyrektora finansowo-administracyjnych, Zastępcy Dyrektora ds. technicznych oraz nadzoruje i kieruje bezpośrednio pracą kierowników oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach:
  • Zespołu Artystycznego,
  • Kierownika Literackiego,
  • Sekretariatu,
  • Działu Sprzedaży i Organizacji Widowni,
  • Dział Komunikacji i Projektów
  • Inspektora Ochrony Danych (IOD)

§4

  1. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych należy w szczególności:
  • współpraca z Dyrektorem w zakresie kierowania Teatrem;
  • gospodarka środkami rzeczowymi i majątkowymi, analiza kosztów i przychodów;
  • koordynowanie, kontrolowanie i organizowanie zadań i prac związanych
    z administrowaniem Teatru, z działaniami związanymi z właściwą gospodarką i zabezpieczeniem mienia;
  • nadzorowanie i kontrola efektywności pracy podległych komórek organizacyjnych;
  • koordynowanie pozyskiwania środków na rozwój Teatru;
  • reprezentowanie i kierowanie Teatrem w czasie nieobecności Dyrektora;
  • utrzymywanie kontaktu z mediami we współpracy z Dyrektorem, w celu kształtowania pozytywnego wizerunku Teatru;
  • wykonywanie innych zadań wynikających z upoważnień i poleceń Dyrektora.
  1. Zastępca Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych nadzoruje i kieruje bezpośrednio pracą kierowników oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach:
  • Głównego Księgowego oraz Działu Finansowo-Księgowego,
  • Działu Administracyjno-Gospodarczego,
  • Administratora Systemów Informatycznych.
  1. Zastępca Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych uprawniony jest do wydawania podległym mu pracownikom poleceń i instrukcji, dotyczących wykonywania przypisanych mu zadań.

§5

  1. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. technicznych należy w szczególności:
  • współpraca z Dyrektorem w zakresie kierowania Teatrem;
  • organizowanie działalności technicznej Teatru w sposób zapewniający realizację zadań statutowych;
  • nadzorowanie i kontrola efektywności pracy podległych komórek organizacyjnych;
  • nadzorowanie procesu produkcji spektakli oraz innych wydarzeń artystycznych;
  • nadzorowanie eksploatacji spektakli;
  • nadzorowanie współpracy z reżyserami, scenografami i kostiumografami w zakresie wykonywania elementów scenograficznych i kostiumowych;
  • dbałość o utrzymanie infrastruktury technicznej teatru;
  • dbałość o rozwój Teatru w aspekcie technicznym;
  • nadzorowanie całości zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych - nadzór nad przestrzeganiem zapisów w zakresie zamówień publicznych;
  • reprezentowanie i kierowanie Teatrem w czasie nieobecności Dyrektora;
  • utrzymywanie kontaktu z mediami we współpracy z Dyrektorem, w celu kształtowania pozytywnego wizerunku Teatru;
  • wykonywanie innych zadań wynikających z upoważnień i poleceń Dyrektora.
  1. Zastępca Dyrektora ds. technicznych nadzoruje i kieruje bezpośrednio pracą:

1) Działu Technicznego,

2) Stanowiska ds. Zamówień Publicznych,

  1. Zastępca Dyrektora ds. technicznych uprawniony jest do wydawania podległym mu pracownikom poleceń i instrukcji, dotyczących wykonywania przypisanych mu zadań.

 

 

§6

  1. Główny Księgowy bezpośrednio kieruje i nadzoruje realizację zadań Działu Finansowo-Księgowego.
  2. Do podstawowych obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
  • prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Teatru zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • planowanie i realizacja budżetu;
  • ustalanie stanu i wyniku finansowego;
  • sporządzanie rocznych planów finansowych w uzgodnieniu z Dyrektorem i Zastępcą Dyrektora ds. finansowo-administracyjnych oraz Zastępcą Dyrektora ds. technicznych;
  • sporządzanie analiz finansowych oraz sprawozdań finansowych i sprawozdań statystycznych;
  • dokonywanie wstępnej kontroli:

- zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

- kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
i  finansowych

  • wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
  • opracowywanie projektu planu kont i wnioskowanie o zmiany w tym zakresie;
  • nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych;
  • prawo żądania od kierowników wszystkich komórek organizacyjnych wyjaśnień i informacji oraz okazania dokumentów na ich potwierdzenie, w związku z dokonanymi operacjami gospodarczymi i dotyczącymi ich dowodami księgowymi, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości – żądanie usunięcia ich w wyznaczonym terminie;
  • wykonywanie innych obowiązków wynikających z odrębnych przepisów.

ROZDZIAŁ III

Organizacja wewnętrzna

 §7

  1. W Teatrze wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy:
  • Dział Finansowo-Księgowy,
  • Zespół Artystyczny,
  • Kierownik Literacki – samodzielne stanowisko,
  • Sekretariat,
  • Inspektor Ochrony Danych,
  • Dział Sprzedaży i Organizacji Widowni,
  • Dział Komunikacji i Projektów,
  • Dział Administracyjno-Gospodarczy,
  • Administrator systemów informatycznych,
  • Dział Techniczny,
  • Stanowisko ds. zamówień publicznych – samodzielne stanowisko.

    1. Schemat organizacyjny Teatru stanowi załącznik nr 1 do
    2. Wykaz stanowisk określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§8

  1. Naczelną zasadą funkcjonowania komórek organizacyjnych jest zasada jednoosobowego kierownictwa.
  2. Kierownicy komórek organizacyjnych podejmują decyzje jednoosobowo w zakresie przydzielonych zadań i ponoszą odpowiedzialność za wszystkie sprawy kierowanej komórki.
  3. Kierownicy komórek organizacyjnych koordynują działania merytoryczne, odpowiadają za organizację i za realizację zadań komórki, a w szczególności:
  • nadzorują wykonywanie powierzonych komórce zadań, a także przeprowadzają kontrolę wewnętrzną w podległych komórkach w zakresie przestrzegania przez pracowników regulaminów, zarządzeń oraz przepisów bhp i ppoż.;
  • ustalają i sporządzają plany pracy oraz przydzielają pracę podległym pracownikom oraz prowadzą ewidencję czasu pracy w godzinach nadliczbowych i dni wolnych od pracy podległych pracowników;
  • przedkładają Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora informacje o realizacji zadań i funkcjonowaniu komórki;
  • wnioskują w sprawach zatrudnienia, wynagradzania, nagród i kar podległych pracowników;
  • doskonalą swoje kwalifikacje zawodowe;
  • sprawują kontrolę nad prawidłową i racjonalną gospodarką środkami przydzielonymi do realizacji wyznaczonych działań;
  • opracowują zakresy czynności służbowych;
  • udzielają podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań;
  • współpracują z kierownikami innych komórek organizacyjnych w zakresie ich kompetencji;
  • wprowadzają i przestrzegają obowiązujące akty normatywne i przepisy wykonawcze;
  • prowadzą w sposób prawidłowy niezbędną dokumentację;
  • są odpowiedzialni za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w podległej komórce organizacyjnej, za przestrzeganie przepisów bhp, ppoż. i ochrony mienia, za przestrzeganie przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz za wydawanie decyzji zgodnie z przepisami prawa.

§9

Do zadań pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach należy w szczególności:

  • pełna znajomość całokształtu spraw powierzonych do prowadzenia;
  • doskonalenie swoich kwalifikacji zawodowych;
  • dbanie o mienie Teatru powierzone im do realizacji wyznaczonych działań;
  • przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie prowadzonych zagadnień, regulaminów, zarządzeń oraz przepisów w zakresie bhp i ppoż.;
  • współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie ich kompetencji.

ROZDZIAŁ IV

Zakresy działania komórek organizacyjnych

 §10

  1. Za działalność komórki organizacyjnej odpowiada jednoosobowo kierownik Działu, jak też zastępca kierownika danej komórki organizacyjnej w przypadku, gdy jest powołany.
  2. Wszystkich pracowników komórki organizacyjnej obowiązuje zasada przestrzegania drogi służbowej: sprawy wymagające ustalenia trybu postępowania lub uzgodnienia
    z członkiem dyrekcji winny być załatwiane przez kierownika komórki.
  3. W komórce organizacyjnej może być utworzone w razie potrzeby stanowisko zastępcy kierownika.
  4. W czasie okresowej nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, jego obowiązki przechodzą na zastępcę kierownika, a w przypadku jego braku na wyznaczonego przez przełożonego pracownika, który ponosi pełną odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie komórki.

§11

  1. Do zadań Zespołu Artystycznego należy w szczególności:
  • wykonywanie powierzonych przez Dyrektora zadań artystycznych związanych z występami scenicznymi aktorów i inspicjenta;
  • uczestniczenie w próbach i przedstawieniach w siedzibie Teatru i poza nią.
  1. Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku Aktora lub Adepta należy w szczególności:
  • branie czynnego udziału we wszystkich przedsięwzięciach artystycznych, promocyjnych i upowszechnieniowych podejmowanych przez Teatr;
  • przygotowanie powierzonych ról według wymogów reżysera i w ustalonym przez niego terminie;
  • dostosowanie się – w czasie prób – do metod pracy realizatorów spektaklu i wypełnianie ich poleceń w zakresie organizacji pracy i sposobu wykonywania roli;
  • branie czynnego udziału w kształtowaniu pozytywnego wizerunku Teatru poprzez udział w działaniach promocyjno-reklamowych;
  • uczestnictwo, w ramach uzyskiwanego wynagrodzenia, w sesjach zdjęciowych, w nagraniach radiowych i telewizyjnych oraz innych działaniach niezbędnych do prawidłowego działania Teatru;
  • rozwijanie i doskonalenie własnego warsztatu artystycznego.
  1. Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku Inspicjenta należy w szczególności:
  • koordynowanie pracy wszystkich osób biorących udział w próbach
    i przedstawieniach;
  • sporządzanie raportów z prób i przedstawień;
  • opracowanie scenariusza ruchu scenicznego na podstawie dokładnego zapoznania się z partyturą reżyserską przedstawienia, sporządzenie z niej dokładnego scenopisu inspicjenckiego zawierającego umowne znaki, sygnalizujące wejście poszczególnych Artystów lub Zespołów na scenę.

 

 

§12

Do zadań Kierownika Literackiego w szczególności należy:

  • pomoc merytoryczna w zakresie ustalenia lub konsultacji z Dyrektorem repertuaru Teatru, i innych działań artystycznych, w tym wydarzeń promocyjnych i edukacyjnych Teatru;
  • przygotowywanie materiałów (informacji, interpretacji) do ewentualnego wykorzystania, w tworzeniu wydawnictw Teatru lub podczas prób i przedstawień;
  • redagowanie treści wydawnictw teatralnych oraz sprawowanie nadzoru nad merytoryczną zawartością przygotowywanych wydawnictw teatralnych;
  • inicjowanie współpracy zagranicznej Teatru;
  • współpraca z Działem Komunikacji i Projektów, Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni oraz stanowiskiem ds. koordynacji pracy artystycznej w w/w zakresie;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§13

  1. Do zadań pracowników zatrudnionych w Sekretariacie należy:
  • koordynacja całokształtu zagadnień związanych z obsługą prób i przedstawień teatralnych w porozumieniu z Dyrektorem, Zastępcą Dyrektora ds. technicznych, Kierownikiem Działu Technicznego oraz Kierownikiem Działu Komunikacji i Projektów i Kierownikiem Działu Sprzedaży i Organizacji Widowni;
  • planowanie prawidłowego przebiegu pracy artystycznej Teatru (tworzenie planów pracy aktorów, konstruowanie planów prób, nanoszenie koniecznych korekt w tygodniowym i miesięcznym planie pracy i zawiadamianie zespołu aktorskiego, inspicjentów i kierownika technicznego o wszelkich zaistniałych zmianach);
  • koordynacja udziału aktorów w próbach do spektakli oraz w przedstawieniach;
  • przyjmowanie i kontrola raportów z odbytych prób, przedstawień, imprez;
  • przygotowywanie planów pracy Zespołu Artystycznego;
  • sporządzanie ewidencji czasu pracy Zespołu Artystycznego;
  • koordynacja spraw i zagadnień związanych z pracą realizatorów i wykonawców przedstawień własnych i gościnnych;
  • współpraca z twórcami, stowarzyszeniami, agencjami autorskimi i innymi instytucjami w zakresie umów (w tym umów licencyjnych);
  • wywieszanie obsady sztuk;
  • prowadzenie rejestru premier spektakli;
  • gromadzenie materiałów archiwalnych dotyczących spektakli do archiwum zakładowego;
  • gromadzenie dokumentacji związanej ze współpracą międzynarodową Teatru oraz realizowanymi przez Teatr projektami;
  • przygotowywanie i wysyłka materiałów dotyczących spektakli do Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego;
  • ścisła współpraca z Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni w zakresie umożliwiającym stworzenie optymalnych warunków do osiągania przez Teatr założonych celów programowych, organizacyjnych i finansowych;
  • organizowanie współpracy z teatrami i festiwalami teatralnymi;
  • obsługa sekretariatu Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
  • obsługa kancelaryjna Teatru oraz obsługa biurowa;
  • obsługa kancelaryjna Dyrektora (korespondencja, wnioski urlopowe, redagowanie pism, archiwizacja bieżących dokumentów, prowadzenie terminarza spotkań przełożonego);
  • koordynacja działań związanych z działalnością Rady Artystycznej;
  • protokołowanie narad Dyrektora oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
  • obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
  • koordynacja całości spraw związanych z właściwym obiegiem dokumentów w Teatrze;
  • koordynacja procesów przetwarzania danych osobowych w Teatrze i współpraca z IOD;
  • współpraca z wszystkimi komórkami organizacyjnymi Teatru na rzecz właściwej organizacji pracy;
  • prowadzenie zbioru aktów normatywnych Teatru oraz przepisów prawa, niezbędnych do prawidłowego działania Teatru;
  • prowadzenie rejestru zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Teatru;
  • prowadzenie ewidencji skarg i wniosków;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§14

  1. Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni kieruje Kierownik.
  2. Do zadań Działu należy w szczególności:
  • programowanie, planowanie i organizowanie przedstawień w Teatrze i w terenie w porozumieniu z Dyrektorem, Kierownikiem Działu Komunikacji i Projektów oraz Kierownikiem Literackim w tym opracowywanie miesięcznych planów repertuarowych;
  • współpraca przy opracowywaniu rocznych planów usługowych oraz ich pełna realizacja w zakresie sprzedaży przedstawień repertuarowych, programów edukacyjnych i innych działań artystycznych;
  • analiza bieżąca wykonania planu usługowego;
  • organizowanie przedstawień, koncertów i innych imprez w ramach sceny impresaryjnej;
  • organizacja imprez towarzyszących spektaklom oraz innym wydarzeniom we współpracy z Działem Komunikacji i Projektów;
  • koordynacja i nadzór nad imprezami obcymi w siedzibie Teatru;
  • organizowanie wynajmu sceny;
  • organizacja widowni wraz z jej obsługą (szatniarze, bileterzy, strażak) na scenach Teatru oraz poza siedzibą Teatru, zgodnie z miesięcznymi planami repertuarowymi;
  • sprawdzanie dostępności aktorów gościnnych na etapie tworzenia planów repertuarowych;
  • tworzenie i rozwój systemów sprzedaży w bazie oraz w terenie, które zapewnią Teatrowi realizację założonych w tej dziedzinie planów;
  • zapewnienie frekwencji na widowni oraz wpływów do kasy Teatru;
  • prowadzenie ewidencji liczby widzów na przedstawieniach oraz wpływów finansowych z poszczególnych przedstawień;
  • sprzedaż biletów – prowadzenie różnych form sprzedaży biletów, w tym sprzedaży bezpośredniej;
  • opracowanie koncepcji nowych form i skutecznych metod współpracy Teatru z widzem,
  • współpraca z Działem Komunikacji i Projektów w zakresie tworzenia strategii oraz opracowanie kreacji i treści działań marketingowych Teatru, w tym w zakresie marketingu internetowego;
  • współpraca z Działem Komunikacji i Projektów w zakresie opracowywanie form i koncepcji reklamy przedsięwzięć artystycznych podejmowanych przez Teatr;
  • obsługa newslettera Teatru;
  • dystrybucja materiałów reklamowych Teatru;
  • podejmowanie działań na rzecz rozeznania warunków środowiskowo-terytorialnych i możliwości realizacji przedstawień na terenie Polski i zagranicą;
  • znajomość specyficznych warunków tworzonych przez Teatr, w tym:
    • zdobywanie wiedzy na temat granych i będących w przygotowaniu przedstawień Teatru,
    • uczestnictwo w próbach i przedstawieniach,
    • pełnienie dyżurów podczas innych imprez organizowanych przez Teatr,
    • sprzedaż usług kulturalnych należących do statutowej działalności Teatru, zarówno w siedzibie Teatru, jak i poza jego siedzibą.
  • sporządzanie bieżących analiz oraz sprawozdawczości;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§15

  1. Działem Komunikacji i Projektów kieruje Kierownik.
  2. Do zadań Działu należy w szczególności:
  • promocja i marketing wszystkich wydarzeń teatralnych oraz okołoteatralnych;
  • opracowywanie form i koncepcji reklamy przedsięwzięć artystycznych podejmowanych przez Teatr, we współpracy z Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni;
  • tworzenie strategii oraz opracowanie kreacji i treści działań marketingowych Teatru, w tym w zakresie marketingu internetowego, we współpracy z Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni;
  • realizacja działań z zakresu Public Relations - budowanie pozytywnego wizerunku Teatru;
  • stała współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie reklamy przedstawień oraz innych projektów artystycznych;
  • przygotowywanie informacji prasowych na temat bieżącej działalności Teatru, organizacja konferencji prasowych, monitoring mediów;
  • koordynacja przygotowywania wydawnictw teatralnych: repertuarów, ulotek, plakatów oraz innych materiałów promocyjnych;
  • obsługa strony internetowej Teatru oraz profili Teatru w mediach społecznościowych;
  • Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Teatru;
  • tworzenie strategii marketingowych obecności Teatru w mediach społecznościowych oraz analiza efektów tych działań;
  • inicjowanie współpracy zagranicznej Teatru;
  • pozyskiwanie środków, opracowywanie, realizacja, rozliczanie oraz koordynacja projektów edukacyjnych i artystycznych Teatru;
  • stały monitoring programów i projektów adresowanych do instytucji kultury w zakresie organizacji i pozyskiwania funduszy;
  • współpraca ze szkołami, instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie działań teatralnych i okołoteatralnych;
  • opracowywanie strategii działań edukacyjnych na dany sezon teatralny;
  • opracowywanie koncepcji, organizacja, koordynacja i bieżący nadzór nad działaniami edukacyjnymi Teatru;
  • współpraca z Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni przy opracowywaniu rocznych planów usługowych oraz ich pełna realizacja w zakresie programów edukacyjnych;
  • współpraca z Działem Sprzedaży i Organizacji Widowni w zakresie organizacji imprez towarzyszących spektaklom oraz innym wydarzeniom;
  • sporządzanie bieżących analiz oraz sprawozdawczości;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§16

Do zadań Inspektora Ochrony Danych – IOD należy:


1) informowanie Administratora Danych Osobowych, podmiotu przetwarzającego (procesora) oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
2) monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów o ochronie danych oraz , w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
3) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
4) współpraca z organem nadzorczym,
5) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji w innych sprawach.

§17

  1. Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy przy pomocy Zastępcy Głównego Księgowego.
  2. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:

1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) sporządzanie sprawozdań finansowych;

3) opracowanie rocznych planów finansowych;

4) sporządzanie sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-finansowego Teatru;

5) przygotowanie i opracowywanie analiz i informacji ekonomiczno-finansowych
z działalności Teatru;

6) sporządzanie, przyjmowanie i kontrola obiegu dokumentów finansowo- księgowych;

7) sprawowanie kontroli wewnętrznej:

– sprawdzanie pod względem finansowym zawieranych umów,

– sprawdzanie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz przepisami dotyczącymi zamówień publicznych,

– kontrolowanie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych

8) rozliczanie inwentaryzacji;

9) rozliczanie wynagrodzeń autorskich;

10) sprawdzanie i rozliczanie raportów kasy biletowej;

11) windykacja należności, w tym należności spornych przy współpracy z radcą prawnym;

12) terminowe regulowanie zobowiązań wobec ZUS, Urzędów Skarbowych i innych kontrahentów;

13) współpraca z bankiem prowadzącym rachunki bankowe Teatru;

14) prowadzenie kasy głównej Teatru;

15) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami;

16) naliczanie podatków, sporządzanie deklaracji i zaświadczeń podatkowych w zakresie podatków PIT, CIT i VAT;

17) sporządzanie list płac i dokonywanie czynności związanych z naliczaniem i rozliczaniem płac oraz dokonywanie wypłat pracownikom bądź innym podmiotom, z którymi Teatr zawarł umowy cywilno-prawne, wraz z obowiązującymi potrąceniami;

18) naliczanie zasiłków wynikających z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;

19) prowadzenie kart wynagrodzeń;

20 prowadzenie PPK;

21) sporządzanie informacji związanych z systemem ubezpieczeń społecznych (naliczanie składek, sporządzanie deklaracji rozliczeniowych i raportów imiennych);

22) sporządzanie deklaracji do Urzędów Skarbowych o dochodach i zaliczkach;

23) rozliczanie środków finansowych przekazanych na rzecz Teatru w formie dotacji celowych;

24) sporządzanie sprawozdań i analiz finansowych z realizacji zadań zawartych w programach realizowanych przez Teatr;

25) przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów finansowo-księgowych, do czasu przekazania do archiwum zakładowego;

26) prowadzenie ewidencji i przechowywanie materiałów z kontroli zewnętrznych;

27) współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§18

  1. Stanowisko ds. kadr podlega Głównemu Księgowemu.
  2. Do zadań pracownika zatrudnionego na Stanowisku ds. Kadr należy w szczególności:
  • prowadzenie spraw kadrowych Teatru zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników;
  • prowadzenie spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami Teatru;
  • prowadzenie dokumentacji personalnej pracowników Teatru, w tym akt osobowych, ewidencji pracowników, urlopów oraz wystawianie dokumentów związanych
    z pozostawaniem w stosunku pracy;
  • opracowywanie projektów zakresów czynności dla kierowników działów
    i samodzielnych stanowisk;
  • analiza czasu pracy w Teatrze;
  • bilansowanie i planowanie potrzeb kadrowych;
  • sporządzanie analiz zatrudnienia;
  • prowadzenie spraw dotyczących wynagrodzeń, przeszeregowań, dodatków za wysługę lat, nagród jubileuszowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy;
  • załatwianie spraw związanych z nakładaniem kar porządkowych;
  • prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem orderów, odznaczeń państwowych, wyróżnień i odznak honorowych;
  • przygotowywanie pracownikom Teatru, dotyczących nagród i wyróżnień, na podstawie wniosków kierowników działów lub bezpośrednich przełożonych, zaakceptowanych przez Dyrektora Teatru;
  • przygotowywanie umów cywilno-prawnych;
  • załatwianie spraw dotyczących praktyk i staży;
  • organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Teatru;
  • prowadzenie spraw wojskowych oraz postępowania reklamacyjnego dla pracowników Teatru;
  • prowadzenie ewidencji i rejestrów związanych z wykonywanymi obowiązkami;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów;
  • prowadzenie zagadnień z zakresu opieki socjalno-bytowej pracowników, emerytów oraz rencistów Teatru;
  • prowadzenie spraw z zakresu ewidencji czasu pracy kadry zarządzającej Teatru, kierowników działów i samodzielnych stanowisk pracy oraz zestawień zbiorczych Teatru;
  • kierowanie pracowników na wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie;
  • współpraca z Działem Finansowo-Księgowym w zakresie niezbędnym do prawidłowego sporządzania dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych pracowników Teatru oraz innych osób, z którymi Teatr zawarł umowy cywilno-prawne;
  • sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości oraz innych, niezbędnych analiz
    i informacji dotyczących powierzonych zadań;
  • współpraca ze specjalistą ds. bhp w zakresie szkoleń i instruktarzy, badań wstępnych, okresowych i kontrolnych oraz oceny ryzyka zawodowego,
  • sporządzanie umowy z medycyną pracy i pracownikiem do spraw ppoż. i BHP;
  • przygotowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych pracownikom Teatru na podstawie wniosków bezpośrednich przełożonych oraz upoważnień nadawanych innym osobom, które Teatr upoważni do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu, prowadzenie ewidencji upoważnień.

§19

  1. Działem Administracyjno-Gospodarczym kieruje Kierownik.
  2. Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy w szczególności:
  • utrzymanie w pełnej sprawności technicznej budynków teatralnych;
  • dokonywanie przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń oraz wszystkich instalacji zamontowanych w budynkach należących do teatru;
  • opracowywanie planów oraz nadzór nad przeprowadzeniem remontów bieżących
    i kapitalnych pomieszczeń w budynkach Teatru;
  • zabezpieczenie czystości w pomieszczeniach teatralnych przy ul. Elektrycznej 12
    i ul. Branickiego 15 oraz na posesjach przyległych do tych budynków i w mieszkaniach gościnnych należących do Teatru;
  • sporządzanie projektów planów rzeczowo-finansowych utrzymania obiektów
    i przedkładanie ich do zatwierdzenia;
  • zabezpieczenie przeciwpożarowe obiektów Teatru;
  • sporządzanie projektów umów na wynajem pomieszczeń administracyjnych, powierzchni terenu na wybraną działalność gospodarczą, lokali mieszkalnych będących w dyspozycji Teatru;
  • ewidencjonowanie sprzedaży w kasie fiskalnej i wystawianie faktur;
  • prowadzenie archiwum zakładowego;
  • wykonywanie prac konserwacyjnych i naprawczych w obiektach Teatru;
  • utrzymywanie budynków i urządzeń stosownie do obowiązujących przepisów bhp
    i ppoż. oraz stały nadzór w tym zakresie;
  • prowadzenie dokumentacji techniczno-budowlanej budynków i urządzeń;
  • prowadzenie spraw dotyczących nabywania, zbywania, likwidacji środków trwałych i wyposażenia;
  • prowadzenie zagadnień z zakresu całokształtu gospodarki komunalnej, gospodarki energetycznej, wodno-ściekowej i ochrony środowiska;
  • prowadzenie spraw z zakresu dozoru technicznego (winda osobowo-towarowa, winda dla osób niepełnosprawnych), sprzętu komputerowego i środków łączności;
  • obsługa i konserwacja sieci komputerowej oraz centrali telefonicznej, sieci komórkowej oraz dokonywanie rozliczeń związanych z wykorzystywaniem telefonów Teatru do celów służbowych i prywatnych;
  • sporządzanie projektów umów dotyczących zadań działu, z instytucjami, zakładami pracy i innymi podmiotami gospodarczymi oraz prowadzenie w tym zakresie właściwej ewidencji i rejestrów;
  • w ramach prowadzenia spraw gospodarczych, nadzór nad pracą personelu sprzątającego, konserwatora;
  • obsługa administracyjno-gospodarcza prób, przedstawień, pozostałych imprez własnych i obcych;
  • prowadzenie ochrony zabezpieczenia mienia i ochrony ppoż. Teatru;
  • prowadzenie rejestrów oraz gospodarki: pieczęciami, pieczątkami, drukami ścisłego zarachowania, książek i wydawnictw zakupionych oraz przekazanych do użytku służbowego komórkom organizacyjnym Teatru;
  • zapewnienie obsługi informatycznej Teatru, w szczególności:
  • opieka nad sprzętem komputerowym, siecią komputerową oraz oprogramowaniem komputerowym Teatru,
  • prowadzenie ewidencji oprogramowania poszczególnych komputerów
    w Teatrze;
  • wykonywanie innych prac związanych ze sprawami gospodarczymi, niezbędnych dla prawidłowego działania instytucji;
  • sporządzanie sprawozdawczości z zakresu działania Działu oraz innych niezbędnych analiz (energia elektryczna, cieplna, oleje napędowe) i informacji;
  • prowadzenie bazy danych odpadowych, utylizacja urządzeń, sprzętu elektronicznego i innych;
  • dokonywanie rocznych sprawozdań BDO;
  • coroczne dokonywanie ubezpieczenia całego majątku teatralnego (budynki, budowle, sprzęt elektryczny, elektroniczny, akustyczny, dźwiękowy, środki transportu, ubezpieczenie z tytułu posiadanego mienia i prowadzonej działalności;
  • dokonywanie zamówień środków związanych z higieną i bezpieczeństwem pracy, ubrań roboczych pracownikom teatru, środków biurowych oraz wszelkich zamówień materiałów niezbędnych do prac konserwatorskich;
  • współpraca ze wspólnotą mieszkaniową w zakresie prawidłowego funkcjonowania teatralnych lokali mieszkalnych znajdujących się przy ul. Waszyngtona 9 i 11;
  • ewidencjonowanie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i wyposażenia;
  • prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem Ośrodka Wypoczynkowego w Posejnelach koło Gib w ramach ZFŚS (sporządzenie umów i zakresu obowiązków osoby dozorującej ośrodek w okresie od września do czerwca, sporządzenie zakresu obowiązków kierownikowi ośrodka, sporządzanie umów dotyczących: wynajmu kontenera sanitarnego, wynajmu pojemników; ustawienia pomostu na jeziorze Pomorze, odbioru nieczystości stałych z ośrodka; przygotowywanie ośrodka do sezonu letniego, bieżąca konserwacja i remont domków);
  • obsługa magazynu Teatru - magazynowanie, przyjmowanie i wydawanie materiałów, i towarów oraz środków inscenizacji (kostiumy);
  • prowadzenie spraw związanych z wypożyczaniem kostiumów;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§20

Do obowiązków Administratora Systemów Informatycznych - ASI w zakresie zabezpieczenia systemu informatycznego należy:

1) nadzór nad wykonywaniem kopii awaryjnych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemów,
2) nadzór nad czynnościami związanymi ze sprawdzaniem systemów pod kątem obecności wirusów komputerowych, częstości ich sprawdzania oraz wykonywania procedur uaktualniania systemów antywirusowych i ich konfiguracji,
3) nadzór nad przeglądami, konserwacjami oraz uaktualnieniami systemów służących do przetwarzania danych oraz wszystkimi innymi czynnościami wykonywanymi na bazach danych ,
4) nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji,
5) nadzór nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie informatycznym przetwarzającym dane oraz kontrolą dostępu do danych, w tym zarządzanie kontami użytkowników (ustalenie identyfikatorów i haseł, ich przyznawanie, anulowanie, resetowanie i ochrona) oraz w porozumieniu z IOD dbałość o właściwe ustawienie urządzeń, tak aby minimalizować możliwość nieuprawnionego dostępu,
6) podejmowanie natychmiastowych działań zabezpieczających stan systemów informatycznych w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu zabezpieczeń, informacji o zmianach w sposobie działania systemu lub urządzeń wskazujących na naruszenie bezpieczeństwa danych, w tym podjęcie działań mających na celu wykrycie przyczyny lub sprawcy zaistniałej sytuacji i jej usunięcie.

§21

  1. Działem Technicznym kieruje Kierownik.
  2. Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności:
  • opracowywanie, na podstawie planów repertuarowych, planów zajęć Działu Technicznego (próby, przedstawienia, imprezy, inne zajęcia), tygodniowych harmonogramów pracy pracowników działu w porozumieniu z Sekretariatem oraz kierownikiem Działu Sprzedaży i Organizacji Widowni oraz Kierownikiem Działu Komunikacji i Projektów;
  • koordynacja i realizacja harmonogramów pracy i w razie potrzeby dokonywanie stosownych korekt i poprawek;
  • Sporządzanie ewidencji czasu pracy;
  • opracowywanie kalkulacji kosztów wykonania elementów scenografii, kostiumów, rekwizytów itp., prac związanych z przedstawieniami oraz ścisłe przestrzeganie dyscypliny finansowej w tym zakresie;
  • kierowanie i organizowanie produkcji teatralnej i obsługi sceny;
  • organizowanie konserwacji i remontów bieżących maszyn i urządzeń;
  • podział zadań na poszczególne pracownie i stanowiska pracy;
  • współpraca przy opracowywaniu planów inwestycyjnych, średnich i kapitalnych remontów, planów zaopatrzeniowych oraz planu nakładów na bhp i ppoż.;
  • koordynacja pracy przy opracowywaniu specyfikacji zakupów sprzętu technicznego, zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019, poz. 2019 ze zm.);
  • prowadzenie racjonalnej gospodarki powierzonym mieniem, surowcami i materiałami, między innymi poprzez przestrzeganie obowiązujących norm zużycia surowców, materiałów, narzędzi i sprzętu;
  • przekazywanie uporządkowanej dokumentacji aktowej oraz audiowizualnej działu do archiwum zakładowego Teatru;
  • kompleksowa obsługa prób, przedstawień i imprez, w tym pełne zabezpieczenie obsady w zakresie pracy montażystów sceny, elektryków-oświetleniowców, akustyków, garderobianych/rekwizytorek oraz charakteryzatorek/fryzjerek/, w siedzibie Teatru oraz poza siedzibą Teatru;
  • wykonywanie konstrukcji scenicznych, dekoracji, rekwizytów do przedstawień zgodnie z projektami scenograficznymi oraz wykonywanie innych prac stolarskich dla potrzeb wszystkich komórek organizacyjnych Teatru;
  • wykonywanie kostiumów damskich i męskich zgodnie z projektami scenograficznymi oraz innych prac krawieckich związanych z funkcjonowaniem Teatru;
  • wykonywanie obuwia oraz rekwizytów ze skóry, zgodnie z projektami scenograficznymi, wykonywanie napraw i konserwacji obuwia;
  • wykonywanie peruk i zarostów do sztuk zgodnie z projektami scenografa;
  • uzgadnianie z reżyserami i scenografami elektrycznej obsługi prób i przedstawień, utrzymanie w gotowości eksploatacyjnej instalacji i urządzeń oświetleniowych;
  • przygotowanie do prób i przedstawień rekwizytów, kostiumów oraz montaż i demontaż dekoracji i konstrukcji scenicznych;
  • dostarczenie na scenę rekwizytów zgodnie z wymogami reżysera i scenografa, utrzymanie rekwizytów w stałej gotowości do prób i przedstawień;
  • dostarczenie kostiumów do garderób oraz pomoc przy ubieraniu aktorów w czasie prób i przedstawień;
  • obsługa techniczna sceny w czasie prób i przedstawień;
  • obsługa akustyczna prób i przedstawień, przygotowanie efektów akustycznych i muzycznych w uzgodnieniu z reżyserem i scenografem;
  • obsługa elektryczno-oświetleniowa oraz multimedialna prób i przedstawień, przygotowanie efektów oświetleniowych i multimedialnych w uzgodnieniu z reżyserem i scenografem;
  • obsługa przedstawień w zakresie charakteryzacji aktorów;
  • zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oświetlenia i urządzeń elektrycznych;
  • konserwacja i naprawa urządzeń technicznych sceny;
  • wykonywanie zadań związanych z utrzymaniem czystości (pranie, prasowanie) kostiumów, bielizny i garderoby aktorów, ubrań roboczych, pościeli oraz pozostałych materiałów będących w użytkowaniu Teatru;
  • dokonywanie zakupów związanych ze statutową działalnością Teatru na zlecenie kierowników poszczególnych działów;
  • dbanie o prawidłowość użytkowania samochodów służbowych, przestrzeganie terminów przeglądów, dokonywanie drobnych napraw;
  • obsługa transportu związanego z działalnością statutową Teatru i prowadzenie dokumentacji związanej z rozliczaniem zużycia paliwa;
  • zapewnienie właściwego transportu dekoracji i kostiumów do przedstawień poza siedzibą Teatru;
  • wykonywanie innych zadań z zakresu technicznej obsługi imprez artystycznych, nie ujętych w niniejszym regulaminie;
  • udział w pracach gospodarczych i innych związanych z działalnością Teatru w porozumieniu z kierownikami poszczególnych działów;
  • sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości oraz informacji z zakresu spraw dotyczących Działu Technicznego;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

§22

Do zadań osoby zatrudnionej na Stanowisku ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

  • Prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych udzielanych przez Teatr, w tym:
  • planowanie zamówień publicznych, opracowywanie projektu rocznego planu zamówień publicznych,
  • prowadzenie czynności organizacyjno-technicznych związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
  • przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
  • obsługa komisji przetargowych.
  • Opracowanie, obowiązującego w Teatrze, Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych;
  • Koordynowanie, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Udzielania Zamówień Publicznych, działań, podejmowanych przez komórki organizacyjne Teatru, w ramach przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
  • Opracowywanie projektów procedur i innych przepisów wewnętrznych niezbędnych do właściwego prowadzenia procesu udzielania zamówień publicznych;
  • Prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przekazanie oryginałów tych umów do Działu Finansowo-Księgowego;
  • Prowadzenie internetowego serwisu zamówień publicznych Teatru;
  • współpraca w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń wewnętrznych oraz projektów regulaminów.

ROZDZIAŁ V

Postanowienia końcowe

§23

Schemat organizacyjny Teatru Dramatycznego im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku, stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

§24

Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach określają zakresy czynności służbowych ustalone przez Dyrektora.

 

§25

Zmiany postanowień Regulaminu Organizacyjnego dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.

 

§26

Z chwilą wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc dotychczasowy Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Teatru Nr 46 z dnia 18 grudnia 2020 r. 

 

Metryka strony

Udostępniający: Teatr Dramatyczny im. Aleksandra Węgierki w Białymstoku

Wytwarzający/odpowiadający: Martyna Faustyna Zaniewska

Data wytworzenia: 2018-01-02

Wprowadzający: Magdalena Rogucka

Data wprowadzenia: 2004-05-19

Data modyfikacji: 2023-01-31

Opublikował: Magdalena Rogucka

Data publikacji: 2004-05-19